موزّع مواد بناء يغادر جداول البيانات في تسعة أسابيع
أربعة فروع، و٦٠ ألف صنف، ورقم مخزون لا يثق به أحد. نقلناهم إلى ERPNext دون إيقاف المبيعات.
الوضع
أربعة فروع، كل فرع يُشغّل ملف Excel خاصاً به للمخزون. والإدارة تُوحّد الأرقام مرة شهرياً عبر البريد. وحين يصير الرقم الموحّد جاهزاً يكون قد مضى عليه ثلاثة أسابيع، والجميع يعرف ذلك، فلا يستخدمه أحد — بل تتصل الفروع ببعضها للتأكد من التوفّر.
والمشتريات تشتري بناءً على رقم خاطئ في الاتجاهين معاً: تُفرِط في طلب الأصناف سريعة الحركة لأن مخزون فرعٍ ما غير ظاهر، وتنفد لديها الأصناف البطيئة لأن أحداً لا يرى الإجمالي.
ما فعلناه
الأسبوعان ١–٢ — الجرد والتخطيط. أخذنا كل ملف وبنينا سجل أصناف واحداً. ستون ألف سطر تقلّصت إلى نحو واحد وأربعين ألف صنف حقيقي بعد إخراج التكرارات والسطور الميتة. جلس معنا مدير المستودع أربعة أيام على هذا؛ وكان أعلى أجزاء المشروع قيمة.
الأسابيع ٣–٥ — الإعداد. ERPNext بمخزون متعدّد المستودعات، وصلاحيات على مستوى الفرع، وسلسلة اعتماد مشتريات تطابق مصفوفة الصلاحيات التي كانت لديهم على الورق أصلاً. بلا شيفرة مخصّصة في هذه المرحلة — أردنا أن نعرف ما الذي يغطيه النظام القياسي فعلاً.
الأسبوعان ٦–٧ — القطعتان المخصّصتان. أمران لم يغطّهما القياسي: مسار طلب تحويل بين الفروع بخطوة تأكيد استلام، وصيغة طباعة لسند التسليم يعرفها سائقوهم وعملاؤهم معاً. وسُلّمت الاثنتان كتطبيق مخصّص مُصدَّر.
الأسبوع ٨ — التجربة والتدريب. تحميل كامل للبيانات على البيئة التجريبية، ثم يومان من التدريب العملي لكل فرع، على بياناتهم هم. والشكاوى التي خرجت من تلك الجلسات كانت أنفع من أي وثيقة متطلبات.
الأسبوع ٩ — التحويل. مزامنة نهائية مساء الجمعة، وتحقّق يوم السبت، والإطلاق صباح الأحد. أربع ساعات من تجميد إدخال المخزون، وكان ذلك هو التوقف الحقيقي الوحيد.
ما الذي لم يسر كما ينبغي
سجل الأصناف كان أسوأ مما اعترف به أحد. وتقديرنا لأسبوعين للتخطيط كان متفائلاً بنحو أربعة أيام، وتحمّلنا الفرق بدل إعادة التسعير — النطاق كان ثابتاً والخطأ كان خطأنا.
كما استهنّا بمقدار ما كانت مقاومة مديري الفروع تتعلّق بالظهور لا بالبرنامج. فحين صارت الإدارة ترى المخزون حياً، فقدت الفروع موقعاً تفاوضياً امتلكته سنوات. وتحسّنت جلسات التدريب حين توقفنا عن التظاهر بأن ذلك لا يحدث وتناولناه مباشرة.
أين هم اليوم
مخزون حيّ عبر أربعة فروع، ومشتريات مبنية على إجمالي حقيقي، وإقفال شهري يستغرق يومين بدل ثلاثة أسابيع. وأضافوا لاحقاً وحدة مخصّصة ثانية لمخزون الأمانة في مواقع المقاولين.